Urlop wypoczynkowy powinien być przez pracownia wykorzystamy w tym roku kalendarzowym, w którym nabywa on do niego prawo. W celu realizacji tej zasady, pracodawca ustala plan urlopów. Powinien on być ustalony tak, aby jednocześnie pogodzić interesy pracowników i nie zakłócać normalnego toku pracy zakładu.

Do 2002 roku regulacje dotyczące planu urlopów były dość restrykcyjne i urlop można było wykorzystać tylko w tych dniach, w jakich przewidywał go plan. Często zatem taki plan okazywał się fikcją, ponieważ pomimo jego ustalenia, a także dotyczących go przepisów prawa, pracownicy nie respektowali go. Obecnie ustawodawca przewidział odstępstwa od tej zasady, nie tylko poprzez możliwość wykorzystania urlopu w innych dniach, ale także odstępując od nałożonego na pracodawcę obowiązku opracowania planu urlopów.

Zobacz: Komu przysługuje urlop dodatkowy?

Istnieją dwa przypadki, kiedy ustalanie planu urlopów nie jest obowiązkowe:

• jeżeli działająca u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na nieustalanie planu urlopów,
• jeżeli u pracodawcy w ogóle nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Pracodawca, który rezygnuje z ustalania planu urlopów musi ustalić termin urlopu indywidualnie dla każdego pracownika i po porozumieniu się z nim. Oznacza to, że pracodawca musi zwrócić się do pracownika z pytaniem w kwestii terminu urlopu, jednak nie jest on związany preferencjami pracownika. Musi mieć jednak na względzie również normalne funkcjonowanie swojego zakładu.